Implantar un sistema erp puede ser un proceso transformador para cualquier organización. Implica integrar varios procesos empresariales en una solución de software única y completa. Aunque el proceso de implantación puede ser complejo, seguir un enfoque sistemático puede ayudar a garantizar el éxito de la implantación del ERP.
No importa si buscas un ERP logístico o enfocado en otra área, antes de comenzar con la implementación existen algunos puntos básicos que necesitas considerar. A continuación, te contamos algunos de los pasos que no debes dejar de lado si deseas que todo el proceso sea exitoso.
Definir objetivos y requisitos
Antes de implantar un sistema ERP, es fundamental definir objetivos y requisitos claros. Determina qué problemas debe resolver el sistema, qué procesos debe agilizar y qué metas debe ayudar a alcanzar.
Igualmente, involucra a las principales partes interesadas y departamentos para entender sus necesidades y expectativas específicas del sistema ERP. Esto servirá de base para todo el proceso de implantación. Aquí sabrás si necesitas programas de gestión de almacén o un mejor sistema contable.
Seleccionar el sistema ERP adecuado
La elección del sistema ERP adecuado es fundamental para el éxito de la implantación. Evalúa los distintos proveedores de ERP y sus ofertas, teniendo en cuenta factores como la funcionalidad, la escalabilidad, las características específicas del sector y la atención al cliente.
También debes enfocarte en investigar a fondo, realizar demostraciones y pedir recomendaciones a colegas del sector. Selecciona un sistema que se ajuste a los objetivos y requisitos de tu organización.
Planificar y preparar
La planificación y preparación eficaces son esenciales para una implantación de ERP sin problemas. Elabora un plan de proyecto detallado que describa los hitos clave, los plazos y las responsabilidades. Identifica los riesgos potenciales y desarrolla planes de contingencia.
De igual modo, Asegúrate de que todas las partes interesadas participan en el proceso de planificación y comprenden claramente sus funciones y responsabilidades. Asignar recursos suficientes, incluidos presupuesto, personal e infraestructura, para apoyar la implantación.
Migración y limpieza de datos
La migración de datos es un aspecto crítico de la implantación de ERP. Identifica y determina los datos que deben migrarse de los sistemas existentes al nuevo sistema ERP. Limpia y valida los datos para garantizar su precisión y coherencia.
Es preciso que se desarrolle una estrategia de migración de datos que incluya el mapeo, la transformación y la comprobación de los datos. Asimismo, es preciso colaborar con TI y los departamentos pertinentes para garantizar un proceso de migración de datos preciso y sin fisuras.
Personalizar y configurar
Cada organización tiene procesos y requisitos empresariales únicos. Personaliza y configura el sistema ERP para adaptarlo a las necesidades específicas de tu empresa. Colabora estrechamente con el proveedor de ERP o el socio de implantación para definir las reglas empresariales, los flujos de trabajo y las configuraciones del sistema.
Del mismo modo, hacer pruebas exhaustivas para validar la funcionalidad del sistema y garantizar que cumple los objetivos y requisitos definidos es preciso.
Formación de usuarios y gestión del cambio
Es importante destacar que el éxito de la implantación de un ERP depende de la eficacia de la formación de los usuarios y de la gestión del cambio. Así que no te olvides de impartir una formación completa a todos los usuarios que vayan a utilizar el sistema ERP.
Asegúrate de que entienden cómo navegar por el sistema, realizar tareas y aprovechar sus características. Comunicar las ventajas del sistema ERP y abordar cualquier preocupación o resistencia al cambio. Aplica estrategias de gestión del cambio para facilitar una transición fluida y fomentar la adopción por parte de los usuarios.
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